In deze blogpost zal het SJAK uitleggen welke rol een vertrouwenspersoon heeft binnen een bedrijf of organisatie. Een bedrijf of organisatie is verplicht één of meerdere personen of organisaties voor te dragen als vertrouwenspersoon. Binnen een bedrijf of organisatie worden er interne en externe vertrouwenspersonen aangesteld. Een intern vertrouwenspersoon is iemand die al werkt binnen het bedrijf of de organisatie en de werknemers al goed kent. Een extern vertrouwenspersoon is iemand die van buitenaf wordt ingehuurd. 

Iedere medewerker heeft het recht om met een vertrouwenspersoon in gesprek te gaan. Voor werknemers is het prettig wanneer zij zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon bij zaken omtrent ongewenst gedrag. Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn, pesterijen, seksuele intimidatie en discriminatie.  

Functie en bevoegdheden van een vertrouwenspersoon 

Taken van de vertrouwenspersoon: 

• Het opvangen van een medewerker die een klacht heeft omtrent ongewenst gedrag. 
• Indien de medewerker die een klacht heeft ingediend ermee instemt, kan de vertrouwenspersoon door middel van bemiddeling een oplossing zoeken voor het probleem. 
• Hulp bieden aan een medewerker die een klacht wil indienen. 
• Het ondersteunen van de medewerker in het traject wat volgt na het indienen van de klacht.
• Indien het nodig of gewenst is moet de vertrouwenspersoon de medewerker die een klacht heeft ingediend of de medewerker waar tegen een klacht is ingediend doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties. 
• Het registreren van klachten. 
• De werkgever ongevraagd en gevraagd adviseren over het beleid van ongewenst gedrag. 
• De behoefte aan voorlichting over ongewenst gedrag signaleren. 
• Ondersteuning bieden wanneer er een melding is van de Regeling Melding Vermoeden Misstand. 
• Het aantal meldingen op jaarbasis registreren en rapporteren aan de werkgever. 

De taken van een vertrouwenspersoon kunnen worden verdeeld over meerdere vertrouwenspersonen binnen het bedrijf of de organisatie. 

De vertrouwenspersoon onderneemt alleen actie wanneer de medewerker dit zelf wil. Wanneer er een klacht is ingediend door een medewerker mag er bij toestemming van die medewerker informatie worden ingewonnen bij de betrokkenen en/of getuigen. De vertrouwenspersoon gaat zeer zorgvuldig te werk bij het informatie inwinnen om de privacy en andere belangen van de betrokkenen in acht te houden. De vertrouwenspersoon mag de werkgever erop wijzen wanneer hij knelpunten ondervindt in het ongewenst gedrag beleid. 

Geheimhoudingsplicht vertrouwenspersoon 

De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Wanneer een medewerker in gesprek gaat met een vertrouwenspersoon dient de vertrouwenspersoon alle informatie geheim te houden, de vertrouwenspersoon is wel verplicht om strafbare feiten te melden. In gevallen van strafbare feiten geldt er een aangifteplicht. Personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd omtrent een klacht zijn verplicht tot geheimhouding en worden hier ook op gewezen door de vertrouwenspersoon.  

Vragen  

Voor vragen over vertrouwenspersonen, kan via de mail contact op worden genomen met SJAK. Wij zullen je dan proberen te helpen met het oplossen van het juridisch vraagstuk.